POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – ORQUIGLAM
Para ORQUIGLAM, la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes es muy importante. Por ello, hemos diseñado una política de almacenamiento y tratamiento de la información que nuestros clientes suministran a través de los diversos canales de comercialización de nuestros servicios (como sitios web), y estamos comprometidos con la protección y manejo adecuado de los mismos, conforme al régimen legal de protección de datos personales.
CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
ARTÍCULO 2. OBJETO
El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza ORQUIGLAM, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus clientes, usuarios y proveedores en el marco de lo establecido en la ley. Todo lo anterior en cumplimiento de lo previsto en el literal (k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Será aplicable a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas por ORQUIGLAM, esto es, a las bases de datos de nuestros clientes y proveedores, que nos suministren sus datos para fines comerciales. La información que recolecta ORQUIGLAM puede incluir, en todo o en parte según las necesidades del servicio que prestamos, entre otros los siguientes datos:
– Nombres y apellidos.
– Tipo y número de identificación.
– Nacionalidad y país de residencia.
– Fecha de nacimiento y género.
– Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o discapacitados solicitantes de nuestros servicios.
– Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales).
– Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
– Profesión u oficio.
– Compañía en la que labora y cargo.
– Información de tarjeta(s) de crédito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento).
– Datos personales del tarjetahabiente (nombres y apellidos, tipo y número de identificación).
– Información del domicilio donde el tarjetahabiente recibe sus extractos bancarios.
Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por nuestros clientes, usuarios y proveedores al aceptar esta Política de Privacidad.
ARTÍCULO 4. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN
Nuestros clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de ORQUIGLAM y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida. ORQUIGLAM presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad de los clientes, usuarios y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
ARTÍCULO 5. LEGISLACIÓN APLICABLE
Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las ordenanzas de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto número 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
ARTÍCULO 6. INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES MENORES DE EDAD
ORQUIGLAM velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.
ARTÍCULO 7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad.
Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros clientes, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que ORQUIGLAM realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento.
Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio.
Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de sistemas de reservas, agencias de viajes, call centers, entidades bancarias, aseguradoras). Adicionalmente, nuestros clientes y usuarios, en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, nos autorizan para:
– Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de sus productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que ORQUIGLAM mantenga una relación de negocios.
– Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por sus clientes y usuarios.
– Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
– Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con otras bases de datos o con entidades tales como registradurías, cámaras de comercio, gremios, entidades financieras, centrales de riesgos, o demás entidades públicas o privadas, para lo cual el titular de la información nos autoriza expresamente.
CAPÍTULO II: DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 8. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales registrados en las bases de datos de ORQUIGLAM tienen los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ORQUIGLAM en su calidad de responsable del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ORQUIGLAM en su calidad de responsable del tratamiento.
3. Ser informado por ORQUIGLAM previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, previa consulta o requerimiento ante ORQUIGLAM.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
CAPÍTULO III: ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
ARTÍCULO 9. CONSULTAS
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de ORQUIGLAM. En consecuencia, ORQUIGLAM garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 10. RECLAMOS
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de ORQUIGLAM debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante ORQUIGLAM el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ORQUIGLAM con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 11. SOLICITUD DE SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN Y/O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos podrán en todo momento solicitar a ORQUIGLAM la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo anterior.
Si vencido el término legal respectivo ORQUIGLAM no elimina los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
ARTÍCULO 12. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO
El área de servicio al cliente de ORQUIGLAM es la dependencia que tiene a su cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Para efectos de ejercer sus derechos, el titular puede comunicarse por medio del correo electrónico orquiglam@gmail.com.
CAPÍTULO IV: SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ORQUIGLAM adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las obligaciones del personal de ORQUIGLAM en cuanto al tratamiento y protección de datos personales se encuentran contempladas en los contratos laborales y manuales internos de la compañía. ORQUIGLAM mantendrá la confidencialidad de los datos personales que haya recogido en sus bases de datos, incluso después de finalizar su relación contractual con el titular de los datos personales.
CAPÍTULO V: MODIFICACIONES
ARTÍCULO 14. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ORQUIGLAM se reserva el derecho de modificar en cualquier momento las presentes políticas. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en nuestra página web www.orquiglam.com y a través de los demás canales utilizados por la empresa. El uso continuo de los servicios y productos ofrecidos por ORQUIGLAM después de la publicación de los cambios será considerado como aceptación de los mismos.
Estas políticas de privacidad y tratamiento de datos personales son aplicables a partir de la fecha de su publicación en la página web www.orquiglam.com.
CAPÍTULO VI: LEY APLICABLE Y VIGENCIA
ARTÍCULO 15. LEY APLICABLE Y VIGENCIA
La presente política de tratamiento de datos personales, así como todas sus modificaciones, se regirá e interpretará de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, y entrará en vigencia a partir de su publicación.
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Para cualquier duda o consulta relacionada con nuestras políticas de privacidad y tratamiento de datos personales, por favor contáctenos a través del correo electrónico orquiglam@gmail.com o en nuestra dirección física: Cra. 5 No. 2-75 – Arcabuco, Boyacá, Colombia.